Een van de belangrijkste redenen dat begeleiders langzaam of niet reageren op je mails, maar waar niemand het over heeft, is dat jij waarschijnlijk hetzelfde doet als vrijwel alle studenten: totaal onduidelijke mails sturen.
Door Tim Goudriaan
Denk daarbij aan mails als: “Hier is mijn tekst, ik zie uw feedback graag tegemoet.” Dit lijkt lekker kort, of misschien denk je dat je het je begeleider makkelijk maakt door niet te veel te sturen of zijn feedback of jouw vraag “open” te laten.
Wrong!
Als jij geen moeite en tijd steekt in je e-mail, mag je dat ook niet van jouw begeleider verwachten. Als jij niet concreet bent, mag je late en vage reacties verwachten. Duizenden studenten per jaar maken hun eigen leven, en het leven van even zoveel scriptiebegeleiders, op deze manier onnodig moeilijk.
Andersom kan het ook verkeerd gaan: ellenlange e-mails schrijven zonder dat duidelijk is wat je van diegene wil. Wat is de reactie van een druk persoon bij zo’n tijdrovende e-mail? Delete. Of: ik kijk er later nog eens naar. Wat natuurlijk nooit gebeurt.
Doe dit dus anders.
Stuur korte, concrete én actiegerichte e-mails zoals verderop in dit artikel. Stuur bij geen reactie na twee werkdagen een reminder (voorbeeld onderaan). Deze aanpak leidt een veel gevallen tot een volledigere en snellere reactie.
Stuur jij je mails altijd rond 17.00 uur op vrijdag omdat jouw week voorbij is? Het klinkt misschien gek, maar die van je begeleider is dat ook! Probeer het eens op doordeweekse dagen rond de lunch. Dan weet je zeker dat de mail bovenaan staat als-ie z’n inbox opent. Blijkt dat niet te werken? Vraag het gewoon eens vriendelijk: wanneer heeft mijn mail aan u de grootste kans gelezen te worden?
Succes!
Hoe het niet moet
Laat ik beginnen met een voorbeeld van hoe het in ieder geval niet moet:
Beste Tim,
Hierbij mijn nieuwste versie. Ik zie je feedback tegemoet.
Groeten,
Joyce
Wat gaat hier verkeerd? Ten eerste maakt Joyce niet duidelijk wat er waarom veranderd is sinds de laatste versie. Verder is volledig onduidelijk waar ze moeite mee heeft en hoe ik haar het beste kan helpen. Uiteindelijk moet een begeleider dan maar gaan gokken en op eigen inzicht allerlei ideeën formuleren. Dan krijg je bijvoorbeeld lange mails met allerlei goedbedoelde ideeën, waar veel studenten vervolgens weer op vastlopen.
Hoe heurt het dan wel?
Houd het kort
Heb je iets nodig van je begeleider, bijvoorbeeld een document of actie? Houd het dan to-the-point en concreet:
Beste …,
Ik hoop dat het goed met u gaat. In de bijlage stuur ik u mijn nieuwste versie van mijn voorstel.
Kunt u a.u.b., zoals besproken, voor dit weekend per mail, in het document met track changes feedback leveren op de laatste twee onderdelen?
Alvast bedankt voor uw tijd.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Wil je snel, goede feedback?
Stuur dan een overzichtelijke, niet te lange mail. Gebruik dit sjabloon:
Geachte heer/mevrouw [achternaam]/Beste [voornaam],
Ik hoop dat alles goed met u gaat. Zoals besproken stuur ik u bij deze mijn scriptie/hoofdstuk/etc. toe.
Sinds onze laatste afspraak heb ik de volgende zaken veranderd [liefst opsommen van algemeen naar specifiek, en/of chronologisch]:
- Verandering sinds vorige versie 1
- Verandering 2
- Verandering 3
Hierbij heb ik aan u de volgende vragen:
- Vraag 1
- Vraag 2
- Vraag 3
Ik hoop dat ik een en ander duidelijk heb verwoord en zie uw reactie graag tegemoet. Alvast bedankt!
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Hieronder een goed voorbeeld van een student die ik begeleidde:
Hoi Tim,
Bij deze mijn nieuwste versie van mijn scriptie. Wat heb ik gedaan?
- Ik heb geprobeerd zoveel mogelijk ‘structuur’ in mijn verslag te brengen d.m.v. het werken in kopjes.
- Aan de hand van de vorige feedbackpunten is het een en ander aangepast/verplaatst in de tekst.
- Hoofdstuk 5 is ‘afgemaakt’: ik heb zo duidelijk en helder mogelijk beschreven hoe en wat ik heb gedaan.
- Ik ben begonnen met hoofdstuk 8, conclusies en aanbevelingen.
- De tekst is conform handleiding school i.p.v. lettergrootte 11 naar 12 gegaan.
- Er komen nog andere tabellen/diagrammen in, degene die er nu instaan ga ik vervangen door fraaiere afbeeldingen.
Mijn vragen:
- In de bijlage stuur ik naast mijn versie van mijn scriptie de handleiding van mijn opleiding. Zou je a.d.h.v. de handleiding en het beoordelingsformulier mijn scriptie zoals een ‘examinator’ willen beoordelen en na willen kijken of ik voldoe aan de eisen zoals de opleiding vraagt?
- Wil je – het liefst zo scherp mogelijk – kritiek op de punten/onderdelen geven die nog onvoldoende zijn of nog te zwak, zodat ik deze kan aanpassen?
Ik kijk uit naar je feedback. Bedankt en een prettige avond.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Krijg je geen reactie op de mail?
Het is redelijk om twee à drie werkdagen te wachten op een reactie. Heb je dan nog niks ontvangen? Stuur dan een korte herinnering, liefst met je vorige mail bijgesloten, zoals deze:
Geachte heer/mevrouw [achternaam], Beste [voornaam],
Even een mailtje om te voorkomen dat mijn vorige onderaan uw inbox verdwijnt.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Waar wil je verder op letten als je mailt?
Hieronder staan vier belangrijke punten waarmee je rekening kunt houden bij het schrijven van je e-mail, inclusief voorbeelden.
1. Kondig je verzoek om feedback aan
Effectief communiceren houdt in dat je rekening houdt met je publiek.
Scriptiebegeleiders hebben vaak meerdere studenten onder hun hoede, en sommigen doen dit ook nog eens naast een andere baan. Omdat jij iets van je begeleider gedaan wilt krijgen, is het jouw taak om hier zo goed mogelijk rekening mee te houden.
Check daarom van tevoren bij je begeleider of je hem of haar op een bepaalde dag (of liever: geef meerdere dagen als optie) om feedback kunt vragen. Wanneer je ‘ineens’ mailt, zijn je kansen op een snelle, inhoudelijke reactie altijd minder groot.
2. Opmaak
Een slechte opmaak kan zelfs de meest interessante e-mails onderaan een to do-lijstje laten belanden. Gebruik witregels tussen alinea’s en bulletpoints zodat je mail makkelijk te lezen is. Tip: zet de datum in de naam van je document.
3. Spelling en grammatica
Typ- en spelfouten kunnen je (onterecht) lui en/of slordig doen overkomen. Als jij die indruk wekt, dan hoef je ook geen extra inzet van je begeleider te verwachten. Gebruik daarom correcte interpunctie en hoofdletters. Tip: laat je e-mail desnoods checken door een vriend of vriendin.
4. Wees helder en concreet
Te vaak ontvangen scriptiebegeleiders e-mails waarin niet duidelijk is wat de student nu precies wil weten. Als jij inhoudelijke feedback wilt, dan is het jouw taak om je begeleider daarbij te helpen. Wees daarom altijd helder en concreet in je e-mails en vragen. Met andere woorden:
- Als je verbeteringen hebt doorgevoerd ten opzichte van een vorige versie, geef dan helder aan wat je hebt veranderd en waarom.
- Als een bepaald document nodig is voor het begrijpen van jouw tekst of verhaal, stuur dit dan mee. Verwacht niet dat je begeleider die tussen andere documenten gaat zoeken die je anderhalve maand geleden hebt gestuurd.
Kijk, jij kunt jouw begeleider niet veranderen, maar wel je eigen communicatie. Help je begeleider door zelf beter te communiceren, zodat hij jou sneller en beter kan helpen.
Ook een gastartikel schrijven? Lees hier meer over de mogelijkheden.
Kun je naast communicatietips met je begeleider ook inhoudelijke hulp voor je scriptie gebruiken? Schrijf je dan nu in voor onze scriptiecursus!