Recht op inzage en kopie personeelsdossier onder de AVG

Het recht op inzage onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is niet nieuw. Ook onder de Wet bescherming persoonsgegevens bestond het recht op inzage. De Autoriteit Persoonsgegevens vond daarom al langer dat werknemers recht hebben op inzage in hun personeelsdossier. De rechter heeft nu bevestigd dat een werknemer op grond van de AVG recht heeft op inzage én een kopie van zijn personeelsdossier.

Nadat de werknemer zich op 5 maart 2018 heeft ziekgemeld, verzoekt zijn werkgever hem nog geen twee maanden later de geleende auto en telefoon van het bedrijf terug te geven. De werknemer werkt hier niet aan mee. Hierop houdt de werkgever de kosten voor het huren van een vervangende auto in op zijn salaris. Bij de rechter vordert werknemer naast een schadevergoeding afgifte van zijn personeelsdossier op grond van de inmiddels in werking getreden AVG.

De vraag is of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier. De verordening is namelijk van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, of op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen. Het was niet duidelijk of de werkgever de personeelsdossiers bijhield in een online-database of op de computer opsloeg. Daarom moest de rechter beoordelen of het personeelsdossier een bestand vormt in de zin van de AVG.

De rechter oordeelt dat ook wanneer het personeelsdossier niet geautomatiseerd wordt verwerkt, een personeelsdossier een bestand vormt waarop de AVG van toepassing is. Een personeelsdossier bevat namelijk meerdere kenmerken die met elkaar samenhangen op een manier dat al de gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. De werknemer krijgt daarom zijn zin, en heeft recht op inzage en een kopie van zijn personeelsdossier. Overigens vond de werkgever het in deze zaak geen probleem om een kopie toe te sturen en heeft toegezegd dit ook te doen.