Als een onderwijsinstelling sociale media wil inzetten, moet dit in goed overleg gaan met het desbetreffende medium. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) raadt het gebruik van sociale media af als het niet mogelijk is om duidelijke afspraken met het medium te maken. De AP schrijft dit in een advies aan een onderwijsinstelling.
AP-voorzitter Aleid Wolfsen zegt dat sociale media bedrijven zijn met eigen belangen. Hierdoor kunnen er risico’s verbonden zijn aan deze samenwerking, zoals het verkopen van advertenties gebaseerd op profielen uit de database. Daarnaast moet duidelijk afgesproken worden wie de veiligheid bewaart. Bijvoorbeeld als een student wil dat een foto moet worden verwijderd of als blijkt dat deze foto voor een ander doeleinde wordt gebruikt.
De gegevens moeten door het medium veilig worden bewaard. Als dit buiten de Europese Economische Ruimte is, dan moet het niveau vergelijkbaar zijn met dat van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook bij landen die de AVG niet kennen zijn er manieren om persoonsgegevens veilig te bewaren. Juist daarom is het zo belangrijk om duidelijke afspraken te maken. In landen waar de rechtsstaat niet goed gewaarborgd is, kun je je echter afvragen of deze afspraken zullen worden nagekomen.
Tot slot moet een onderwijsinstelling toestemming vragen voor het gebruik van persoonsgegevens. De personen waar toestemming aan wordt gevraagd moeten precies weten waar zij toestemming voor geven. Daarnaast moet er per punt kunnen worden gekozen of hier toestemming voor wordt gegeven. Anders is de toestemming niet geldig.