Stel je voor: je hebt een klant die maar niet wil betalen. Weken verstrijken, telefoontjes worden genegeerd en die factuur blijft gewoon open staan. Uiteindelijk zit er niets anders op dan juridische stappen te overwegen. Maar dan komt de vraag: heb je wel genoeg bewijs om je zaak te winnen? Want zonder goed bewijs sta je met lege handen. Gelukkig is het helemaal niet zo ingewikkeld als het lijkt, zolang je weet waar je op moet letten.
Zorg voor een goede factuur
Een factuur vormt de basis van bijna elk betalingsconflict. Maar niet elke factuur is automatisch waterdicht bewijs. Een goede factuur bevat alle verplichte gegevens zoals je bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, een duidelijke omschrijving van wat je geleverd hebt en natuurlijk het bedrag. Veel ondernemers maken gebruik van een factuurprogramma om dit automatisch goed te regelen. Zorg er ook voor dat je betalingstermijn duidelijk op de factuur staat. Bewaar altijd een kopie van elke verstuurde factuur, bij voorkeur digitaal met een tijd erop. Dit voorkomt discussies over wanneer je de factuur verstuurd hebt.
Bewijs van levering
Een factuur alleen is niet genoeg. Je moet ook kunnen aantonen dat je daadwerkelijk geleverd hebt wat op die factuur staat. Dit kan een getekende bon zijn, een e-mail waarin de klant bevestigt dat alles in orde is, of foto’s van het geleverd werk. Bij dienstverlening wordt het wat lastiger, maar ook hier kun je creatief zijn. Denk aan e-mails waarin je de voortgang bespreekt, of verslagen van overleggen. Maak het jezelf makkelijk en vraag altijd een handtekening of bevestiging per e-mail zodra je klaar bent. Doe dit meteen, want achteraf is het veel moeilijker.
Communicatie ter bewijs
Alle communicatie over de betaling kan heel belangrijk zijn in een juridische procedure. Bewaring Brieven, e-mails waarin je om betaling vraagt en zelfs WhatsApp-berichten kunnen als bewijs dienen. Deze laten zien dat je actief geprobeerd hebt om tot een oplossing te komen voordat je juridische stappen ondernam. Rechtbanken waarderen het als je eerst redelijk geprobeerd hebt om het onderling op te lossen. Stuur ook altijd eerst een vriendelijke herinnering voordat je dreigt met juridische stappen. Dit toont aan dat je redelijk bent geweest en versterkt je positie.
Documenteer alles wat relevant is
Naast de factuur en het bewijs van levering kunnen ook andere documenten belangrijk zijn. Denk aan een offerte die geaccepteerd is, algemene voorwaarden die van toepassing zijn, of een contract dat jullie getekend hebben. Ook bankafschriften kunnen handig zijn om te laten zien wanneer betalingen wel of niet zijn binnengekomen. Zelfs ogenschijnlijk kleine details zoals de datum waarop je een e-mail verstuurd hebt, kunnen het verschil maken. Maak van belangrijke documenten regelmatig een back-up en bewaar deze op verschillende plekken. Er is niets ergerlijker dan bewijs verliezen vlak voordat je het nodig hebt. Met deze bewijsstukken op orde vergroot je de kans aanzienlijk dat je gelijk krijgt in een betalingsconflict. Het komt erop neer dat je vanaf het begin goed moet documenteren. Dat kost wat extra tijd, maar het kan je later heel veel gedoe en geld besparen.
